Ihre Gäste geben bei der Reservierung Name, Telefonnummer und oft die E-Mail-Adresse an. Wenn ein Online-System diese Daten für Sie speichert, braucht Ihr Restaurant dafür in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV. Das klingt nach Papierkram, ist aber schnell erledigt, wenn Sie wissen, worauf es ankommt.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Er gibt Ihnen einen praxisnahen Überblick, damit Sie die richtigen Fragen stellen können.
Was ist ein AVV?
Ein AVV ist ein Vertrag nach Artikel 28 der DSGVO. Er regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Dabei sind die Rollen klar verteilt:
- Ihr Restaurant ist der Verantwortliche. Sie entscheiden, wofür die Gästedaten genutzt werden.
- Der Anbieter des Reservierungssystems ist der Auftragsverarbeiter. Er speichert und verarbeitet die Daten nur nach Ihren Weisungen.
Wann brauchen Sie einen AVV?
Immer dann, wenn ein externer Dienstleister Gästedaten für Sie verarbeitet. Bei einem Reservierungssystem ist das der Fall, weil Namen, Kontaktdaten und Reservierungsdetails auf dessen Servern liegen. Die Größe Ihres Betriebs spielt keine Rolle: Auch ein kleines Restaurant mit einem Dutzend Tischen ist betroffen.
Gut zu wissen: Das gilt nicht nur für Reservierungen. Auch Hoster, E-Mail-Dienste oder Kassen- und Bestellsysteme verarbeiten oft Gästedaten in Ihrem Auftrag.
Was muss im AVV stehen?
Artikel 28 der DSGVO nennt Mindestinhalte. Ein guter AVV regelt:
- Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
- die Arten der Daten und die betroffenen Personen (zum Beispiel Gäste)
- dass der Anbieter nur auf Ihre Weisung handelt
- Vertraulichkeit der Mitarbeitenden, die Zugriff haben
- technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
- den Einsatz weiterer Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter)
- Unterstützung bei Auskunfts- und Löschwünschen Ihrer Gäste
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende
- Nachweise und Kontrollrechte
4 Prüfpunkte bei der Anbieterwahl
PRÜFUNG 01
AVV vorhanden und leicht abschließbar
Seriöse Anbieter stellen den Vertrag online bereit. Wer ihn erst auf Nachfrage liefert oder gar nicht, ist ein Warnsignal.
PRÜFUNG 02
Serverstandort
Daten in Deutschland oder der EU erleichtern Ihnen die Dokumentation. Fragen Sie nach dem Hoster.
PRÜFUNG 03
Unterauftragsverarbeiter genannt
Der Vertrag sollte benennen, welche weiteren Dienstleister im Einsatz sind, zum Beispiel für Hosting und E-Mail-Versand.
PRÜFUNG 04
Löschfristen
Gästedaten sollten nicht ewig gespeichert werden. Achten Sie auf klare, automatische Löschung oder Anonymisierung.
Was bitteplatz.de dazu bietet
Bei bitteplatz.de ist der AVV direkt öffentlich einsehbar: bitteplatz.de/avv. Er gilt mit Ihrem Vertragsschluss, Sie müssen nichts ausdrucken oder unterschreiben. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, der eingesetzte Hoster ist im Vertrag genannt. Reservierungsdaten werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert, in der Datenschutzerklärung sind die Fristen beschrieben.
Das bleibt Ihre Aufgabe als Restaurant
Ein AVV nimmt Ihnen nicht alles ab. Als Verantwortlicher bleiben Sie zuständig für:
- Information der Gäste: Gäste müssen wissen, was mit ihren Daten passiert. Ein Hinweis auf Ihre Datenschutzerklärung beim Reservieren gehört dazu.
- Rechtsgrundlage: Für Reservierungen ist das in der Regel die Vertragsanbahnung, also die Buchung selbst.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Dort tragen Sie ein, welche Dienstleister Sie einsetzen.
- Sparsame Freitexte: Notizen zu Gästen sollten nur nötige Angaben enthalten, besonders zurückhaltend bei gesundheitsbezogenen Hinweisen wie Allergien.
Gesundheitsbezogene Angaben sind besonders geschützt. Notieren Sie solche Hinweise nur, wenn sie für die Bewirtung wirklich nötig sind, und löschen Sie sie danach.
Häufige Fragen
Brauche ich als kleines Restaurant einen AVV?
Ja. Die DSGVO gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Sobald ein Dienstleister im Auftrag Ihres Restaurants Gästedaten verarbeitet, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO nötig.
Muss ich den AVV ausdrucken und unterschreiben?
Nein. Der Vertrag kann auch in Textform oder elektronisch geschlossen werden, zum Beispiel online beim Vertragsschluss. Wichtig ist, dass Sie ihn nachweisen können.
Was passiert, wenn ich keinen AVV habe?
Das ist ein Datenschutzverstoß, der von Aufsichtsbehörden mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Die Höhe richtet sich nach dem Einzelfall. Ein AVV lässt sich meist einfach nachholen.
Reservierungen mit AVV und Servern in Deutschland
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